Найдите информацию о правилах оформления деловых документов (заявления, справки, докладной записки и др.). Выясните, какие существуют требования к их оформлению.
Сначала определяют вид и назначение документа. У заявления обычно указывают адресата, сведения о заявителе, название «Заявление», просьбу с необходимыми обстоятельствами, дату и подпись. У справки указывают организацию, название документа, дату и номер, кому она выдана, подтверждаемые сведения, должность и подпись ответственного лица. В докладной записке называют адресата и автора, тему, излагают факты и при необходимости предлагают решение; в конце ставят дату и подпись.
Для деловых документов важны точность сведений, официальный и понятный язык, отсутствие двусмысленности и лишних эмоциональных выражений. Обязательные реквизиты размещают в принятом для организации порядке. Если существует утверждённый бланк или образец, заполняют именно его и соблюдают его поля, шрифты и расположение реквизитов.
Перед передачей документа проверяют фамилии, даты, номера, название организации, приложения и подписи. Деловой документ должен позволять понять, кто его составил, кому он адресован, о чём сообщает и когда оформлен.
Требуются установленная структура и реквизиты, точные факты, официальный ясный язык, единообразное оформление и проверка даты, адресата, приложений и подписи. Для конкретного вида документа используют его утверждённый бланк или образец.
